天下简氏一家亲联谊会筹备工作方案及邀请函
天下简氏一家亲联谊会筹备工作方案及
邀请函
简素凤为了达到“天下简氏一家亲——团结、整合、发展”主题，经大津简家宗亲委员会商议，兹于2017年7月28—30日在湖南省郴州市宜章县迎春镇大津简家村礼堂举行天下简氏一家亲联谊会。为了办好这次会议，特制订本方案并向全世界简氏宗亲发出邀请。
（一）会议地点
1、迎春镇（200人以下时，收费每人500元。）
2、莽山森林公园（200人以上时，收费每人1000元。）
注：本次会议紧紧围绕“团结、整合、发展”主题做全面部署，此费用是从您报到之日后到我村送行之前的所有费用。因我村接待能力有限，200人以上时只能安排在莽山森林公园召开，预案必须说清楚，现人数尚未确定，所以经费预算暂按200人作准备（报名截止日按参会人员人数和筹款金额情况作调整，收费标准和参会信息届时会有专人负责传达给各支报名负责人。请大家看清楚，本次收款（物）专款专用，仅用于此次会务活动必要开支，此次会议将要求各单位派代表参与财务结算，我村仅组织并建议以多退少补为原则，欠、余处置方式到时均由财务结算组织讨论并投票确定。为减小我村工作量，我村建议上报报名表时能同时一笔打款（有困难的报名当场交费也行），款项通过银行柜台或转账存入下述账户，保留银行转账凭证，然后发短信或微信给简秀芳，以便将捐款者信息当天公布于众，发完短信打电话通知简秀芳确认收款到位情况，并要求他发收款信息给您做为付款凭证。（简秀芳已开通银行短信提醒功能，也可微信转账给他，操作方式同上）。为确保账目清白，该账户7月27日前只许进账不许取款，由会长简远芳保管密码、简秀芳保管银行卡、简新红保管存折，简远兵记帐，简海文财务监督。所有报帐工作由此次会议参会代表组成结算委员会，会议结束前当场公布会务收支情况，余款或欠款处置方式等。其他未尽事宜和必要开支到时再按需做机动安排。
户名: 简秀芳（联系电话或微信号15973562372）
卡号: 6230901810090562793（农商银行，原信用社）
（二）会议时间
1、报名时间和方式：
报名截止日期即日起至2017年6月30日
此次会议的报名以宗亲会、续谱委员会和港澳台、各省（直辖市）为主要单位，以上机构自行安排参会人员名单，因我村对全国组织机构和各地宗亲会不太熟悉，所以，请自行安排组织报名等事宜，恕不一一通知。
2、报到时间
外地宗亲：2017年7月28日全天
本地宗亲：2017年7月28日 8:00前
3、会议时间：2017年7月29日全天
4、散会返程：2017年7月30日上午9点前
（三）会议地点
大津简家村礼堂、迎春镇政府会议室（暂定,将按报名人数作调整）
（四）会议费用
采用AA制（费用含餐饮、住宿、资料、场地与器材租用、交通等），预计费用500元/人（200人以下在本村召开）或1000元/人（200人以上在莽山森林公园召开），现暂定500元/人。活动结束后，帐目公布在微信群、简氏宗亲网微信公众号和中华简氏网等媒体。
（五）会议议程和内容
1、本方案公布之日起—7月27日，会前准备工作阶段，会前安排详见附件1、2，要求7月1日前完成所有准备工作，重要材料全数上传《简氏通讯》。
2、7月28日报到和缴费，核实报名名单。各单位参会人员名单于7月25日前必须以电子文稿（表格见附3）形式上报材料组，如有变动，也须上报材料组，以便统筹安排。
3、7月29日全天会议安排
上午：
（1）主持人（主持人：三湘支续谱委员会副主任简满安）宣布会议开始，奏国歌、鸣礼炮、为祖先和梅松公默哀一分钟。
（2）当地领导做欢迎词，做本地招商引资说明。
（3）我村领导致感谢辞，做我宜章两村招商引资工作说明。
（4）材料组负责人宣读本次会议发起人简素凤女士的《天下简氏是一家——本次会议倡议书及情况说明》，解说本次会议“团结、整合、发展”主题，筹备目的、筹备过程、筹款数额、会务安排等情况。
（5）各地宗亲、贤达专题发言。详单和内容由全国宗亲会、续谱委员会、港澳台和各省宗亲会组织讨论并于截止报名日前上报我村材料组，由我村材料组润色整理后上报《简氏通讯》。请注意专题发言要切合本次“团结、整合、发展”主题，材料尽可能地在自己本行业或本族发展大计上有所建议。
（6）共进午餐
下午：
全国和各省宗亲会领导：
（1）全国和各省宗亲会领导到镇政府会议室参会，讨论、完善、通过本次联谊会章程（讨论稿）。选举产生领导班子：名誉会长（数名，名额不限，建议每省至少一人）丶会长（全国和各省各1名，选举产生）丶副会长（数名，选举产生，建议每省至少一人）；幕僚（全国和各省各1名幕僚主，人数名额不限，幕僚主由会长提名后，本级副会长投票产生）；秘书长（由会长提名后，本级副会长投票产生）；财务处（处长由会长提名，副会长投票产生，成员由处长物色并报会长、副会长同意后产生。）；理事（名额不限，多多益善）；会员（名额不限，多多益善。）
（2）讨论新组织名称、分工安排、制定长远规划和短期目标。
（3）新当选会长讲话，秘书长宣读讨论结果、人事安排、工作计划、工作安排、本次会议财务报表和收支情况等。
（4）主持人作总结发言，宣布此次会议圆满完成，闭幕式、合影。
（5）新当选各省领导班子安排本省其他活动（待定）。
其他人和特约嘉宾、我村村民：
其他人和特约嘉宾、我村村民在我村礼堂听郴州静待花开卓越家长群群主朱大姐做关于家风家教、简氏由来等传统文化公益沙龙讲座、论坛。时间允许再由我村即兴节目汇演。
（6）晚宴
（7）联欢晚会
4、7月30日9时前 全体合影、发纪念品、送行仪式、返程
（六）参会人员
全国简氏现存组织机构领导人、各地简氏宗亲和贤达人士、当地领导、特邀嘉宾。
（七）会议三天期间主要活动安排计划
1、现场观摩（地点：大津简家村等）；
2、专题发言（专题发言人和发言材料由全国简氏现存组织机构领导人讨论完成后，上报材料组润色、选择、整理、发布）；
3、讨论选举（由主持人简满安现场主持）；
4、文艺演出（地点：大津简家村礼堂，鼓励普天共庆，向全国族人展现出彩简家人，节目名单、演出服饰、化妆等必备演出工具由全国简氏现存组织机构领导人和个人自行安排并上报材料组，彩排后择优选取）。
（八）组织机构及职责
成立"天下简氏一家亲联谊会筹备组"，全面负责本次会议的筹备工作。
组长：简秀良
副组长兼秘书长：简日生
成员：简永明简新红简秀芳简常化简水华
简远芳简远兵简永社简友法简海文
筹备组下设5个小组：
1、文佑公派下理事会（暂定）
会长：简远芳
副会长：简常化（大津片区） 简永明（杨桐江片区） 简宗强（广东片区） 简伦军 简泰铭 简常湘（四川片区）简常翰 简赫（云南片区）简永奎（贵州片区）
成员 ：简远兵（会计、大津片区）简秀芳（出纳、大津片区）简友法（会计、杨桐江片区）简海文（财务监督、杨桐江片区）简常军 简远云 简文科 简青平 简永泉 简永潍（四川片区）简远志 简常伟（云南片区）
职责：（1）发动、号召本地简氏后裔积极参与、关注此次活动。（2）管理此次宗亲会所有议程安排组织讨论工作，选定、收受报名名单及捐款登记。（3）其他必要工作安排。
2、秘书组（暂定）
组长：简素凤
简水华 简振辉 爱心人士（若干）
职责：（1）起草筹备会工作《方案》。（2）会议的组织、协调工作。（3）起草讲话、欢迎辞和主持词等文件。（4）审核材料。（5）收集、整理和归档文件。（6）打印和分发资料。（7）新闻发布和其他宣传工作。
3、会务组
组长：简日生（县外人员联络、参会人员确定、特约嘉宾邀请）
成员：简永标（本村和周边各村人员联络） 简永明（东风杨桐江片区和其附近简氏村落） 简平（广告设计、现场布置、摄影等）爱心人士（若干）
职责：（1）会前组织。（2）各地宗亲、贤达邀请。（3）现场布置。
4、后勤保卫组
组长：简远芳副组长：简永明
成员：简秀芳（出纳） 简新红（会计） 简永娥（医务）
简社军（接待） 简远文（保卫） 简海文 （财务监督）
爱心人士（若干）
职责：（1）各地宗亲、贤达报到和接待。（2）经费和财务管理。（3）食宿安排。（4）保卫工作。（5）医务保障
（九）经费预算暂按200人作准备（按参会人员人数和筹款金额情况作调整，于报名截止日报告给各支报名负责人。）
1、材料费：1.25万
2、会场场地布置费：3.34万
3、食宿费用：4万
（特别注意：因此次会议涉及面广，我村人力物力有限，请各位前来参会的组织和个人自行安排好组织负责人、司机、秘书、摄影、财务管理人员、后勤保卫员等。因我村有个水库，各位想游泳的宗亲即使您会游泳也不允许私自下水，必须在我村保卫人员的监督保护下才能下水，拒不听劝或擅自下水者责任自负。自驾的亲们也一定要确保安全，确保高高兴兴来参会，平平安安回到家！祝大家一路平安，也祝我们此次会议取得圆满成功！）
附1：天下简氏一家亲联谊会筹备工作清单
附2：天下简氏一家亲联谊会会议流程及议程
附3：天下简氏一家亲联谊会报名名单一览表
附1：天下简氏一家亲联谊会筹备工作清单
时间内容负责人备注
4月启动和召开会务筹备工作会议、组建筹备工作组（下设文佑公派下理事会（暂定）、秘书组（暂定）、会务组、后勤保卫组），召开筹备工作会，制定方案，向宗亲、贤达发出会议通知，完成《天下简氏一家亲联谊会筹备工作方案及邀请函》（讨论稿）等会议文件，向全体简氏家族发布此邀请函，发布会议通知，通知含会议时间、方案等，向全国宗亲作出诚挚的邀请
5月启动报名事宜，报名时请真实填写《天下简氏一家亲联谊会报名名单一览表》，上传交流材料，收受参展简氏产品，族谱（会议结束由本人领回），社会捐赠（自愿，可为物质和现金）
6月按民情民意制定此次会议章程讨论稿，收集、撰写和审核讲话稿、程序讲话、会议议程、投票表，编辑会务指南、收集参会人员材料并汇编成册上报《简氏通讯》、编排参会人员座次表，联系会场和参会人员食宿、确定参观考察路线；拟定接待方案；确定参会人员、交通工具、迎接地点和方式等；按人头做好经费预算并将会费开支预算清单公之于众；确定文艺汇演节目单等所有预备工作
7月订制资料袋、出席证、工作证；制作欢迎标语、会议标语、幕墙等，会议报到工作（设置报到桌、发放相关资料、安排床位），会场布置、文艺汇演晚宴等工作全部到位，相关资料发放到位，召开正式会议，所需资料、物品全部摆放到位，音响设备、工作人员全部到位，完成此次会议所有议程
附2：天下简氏一家亲联谊会会议流程及议程
序号 时间会议内容负责人备注
17月28日上午报到、发放会议材料和安排住宿等 本村学校
212:30午餐 本村礼堂
3下午参观大津简家村等 村落周边
418:00-19:30晚餐 本村礼堂
519:30以后各省分头讨论本省第一届联谊会领导班子成员和全国统一的新组织名称，选派财务人员参与此次会议经费结算 晚上9点前交名单
67月29日7:00-7:30早餐 本村礼堂
77:30-8:00进入会场，清点人数，准备开会（音乐：中华简氏族歌、相亲相爱一家人、百家姓•简氏来源等） 本村礼堂
8:00-8:10主持人宣布会议开始，播唱国歌，鸣礼炮，为梅松公等前辈默哀1分钟。 本村礼堂
88:10-10:15主持人介绍当地领导和各地宗亲代表参会情况 本村礼堂
98:15-8:35当地领导作欢迎词 本村礼堂
108:35-8:55本村干部做感谢词，材料组读简素凤的倡议书、介绍座谈联谊会筹备情况 本村礼堂
118:55-12:30各地宗亲、贤达代表发言 本村礼堂
1412:30-14:30午餐、各省负责人集体乘车到镇政府会议室参会，其他人在礼堂听讲座 镇政府会议室、本村礼堂
1514:30-15:10宣读《章程》，举手通过《章程》（讨论稿） 镇政府会议室
1615:10-15:50投票产生联谊会第一届领导班子，宣读候选人名单和组织名称，并表决 镇政府会议室
1715:50-16:00当选会长讲话，引导大家在人事安排、长远规划、工作计划、工作安排等方面做好本单位全面统筹设计和发言 镇政府会议室
1816:30-17:00当选秘书长组织讨论，宣读讨论结果、人事安排、工作计划、工作安排、本次会议财务报表和收支情况等，举手通过后合影留念 镇政府会议室
1917:00-19:00晚餐 本村礼堂
2019:30-20:00进礼堂按省号入坐 本村礼堂
2120:00-24:00文艺晚会 本村礼堂
227月30日7:00-7:30早餐，合影留念，宣布此次会议圆满结束 本村礼堂
238:00-8:30送行，各省自行安排其他活动 本村礼堂
附3：天下简氏一家亲联谊会报名名单一览表
姓名职务地址手机号码、微信、QQ报名参加节目名称（专题发言和文艺会演节目可同时报名，并上传资料，择优录取）乘坐方式（自驾、火车、高铁）产品参展备注（族谱、产品）
注：
1、以上报名表信息必须据实详细填写并上报电子表格，便于投寄《简氏通讯》（每位参会人员安排了两期《简氏通讯》，本次会议所有重要内容全数上传给《简氏通讯》编辑部，会议当天发放一本，会后发放下一期。各支会议结束后可写些此次会议收获、安排等内容的稿件发给《简氏通讯》编辑部。）。
2、 本邀请函各单位自行下载，所有需上报的材料必须于7月25日前以电子稿形式上报材料组，如有变动，也须上报异动情况，以便统筹安排。
3、请大家仔细看方案的所有细节，我们此次仅提供平台让大家聚拢在一起共商家族发展大计，成功与否取决于大家。天下兴旺，匹夫有责！国兴才能家旺，家旺才能人兴！希望有识之士积极配合我们，共同完成简家梦的构建！因经费有限，时间紧迫，人手不多，水平不高，未尽事宜和不周之处请各位宗亲谅解。革命不是请客吃饭，请您见此邀请函后积极主动配合工作，尽可能地组织参与，以达到此次“天下简氏一家亲——团结、整合、发展”主题。
4、1185256102@qq.com]报名时请把此报名表发送到1185256102@qq.com邮箱，同时把交款凭证信息微信发给以下四个联系人，以便统计： 简远芳13873583049（会长）,简日生（联络）43332816029,简秀芳15973562372（财务），简素凤13549550340（统计）
5、本表组织单位名称： 联系电话
本表负责人： 联系电话
本表秘书： 联系电话
本表摄影： 联系电话
本表财务管理人员： 联系电话
本表后勤保卫员 联系电话
本表交费情况：
简家宗亲委员会
天下简氏一家亲联谊会筹备组
2017年4月26日
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